Conduzir o departamento financeiro de um negócio é uma grande responsabilidade e o maior desejo é ver a empresa crescendo e se tornando referência de mercado. Mas nem todos aplicam práticas consideradas corretas para que isso aconteça, sendo uma delas a boa gestão de recebíveis.
Manter o fluxo de caixa sempre positivo é um desafio, mas não impossível. Principalmente para aqueles que vendem a prazo, ter um bom controle dos recebíveis é essencial para não ficar no vermelho e fazer bons investimentos, contribuindo ainda mais para o desenvolvimento do empreendimento.
Então, para te ajudar a conduzir o seu negócio, separamos 9 dicas para que você faça uma gestão de recebíveis eficiente, otimizando não só os processos internos relacionados ao departamento financeiro, como também os seus investimentos. Acompanhe!
1. Tenha o controle de todas as contas a receber
Parece óbvio, mas nem todas as pessoas fazem o controle correto das contas a receber, e acabam por deixar o caixa no vermelho, tendo que recorrer a empréstimos ou caindo no cheque especial, o que piora ainda mais a situação financeira do negócio.
É essencial saber o que você terá em seu caixa no futuro, principalmente para aqueles que vendem a prazo. Por isso, anote todas as vendas que você realizar, identificando os clientes, formas de pagamento, valor e a data de vencimento de cada parcela.
Tendo esse controle, é possível tomar decisões e até mesmo fazer investimentos com mais segurança que poderão ajudar no crescimento do negócio e a manter o fluxo de caixa sempre positivo.
2. Estabeleça um período para acompanhamento dos recebíveis
A gestão dos recebíveis é uma prática que deve ser aplicada a todos os tipos de empresas, sejam elas de grande, médio ou pequeno porte. Porém, o período de acompanhamento pode variar entre elas.
Para empresas de grande porte, é indicado – e até mais prático – que esse controle aconteça mensalmente. Já para empresas de médio ou pequeno porte, que possuem
processos mais simples, um número menor de vendas e não possuem filiais, essa tarefa pode ser feita semanalmente ou diariamente.
Esse é um trabalho que demanda muita atenção e tempo, mas que pode contribuir diretamente para o sucesso do negócio. Ter um controle correto de seus recebíveis evita que ao final do mês você se depare com o caixa no vermelho.
3. Identifique clientes inadimplentes e faça cobranças
Por mais positivo que o caixa da empresa se encontre e mais vendas estejam acontecendo, uma hora ou outra os clientes inadimplentes poderão mudar esse cenário. Por isso, a partir do controle de seus recebíveis, identifique os clientes inadimplentes.
Apesar de ser desconfortável, é preciso cobrá-los. Ao entrar em contato, procure ser cordial e entenda o motivo do atraso, estabelecendo um período para pagamento ou até mesmo fazendo um acordo para que o valor seja pago integralmente, mesmo com desconto.
Uma dica para evitar esses atrasos, é sempre enviar por mensagem ou e-mail marketing um alerta de vencimento, e claro, sempre consultar o histórico do cliente nos serviços de proteção ao crédito.
4. Incentive pagamentos antecipados ou à vista
Receber os pagamentos parcelados em dia ou até mesmo à vista é muito importante para que você consiga fazer bons investimentos e para a saúde financeira do negócio, já que você também não irá atrasar para pagar seus fornecedores e colaboradores.
Por isso, ofereça incentivos para aqueles clientes que pagam suas parcelas antecipadas, em dia, ou totalmente à vista. Esses incentivos podem ser descontos no valor total do serviço ou produto, desde que não prejudique o seu lucro.
Além disso, você pode dar brindes, serviços gratuitos que não têm custo para a sua empresa ou descontos nas próximas compras. O importante é incentivar o cliente a pagar em dia, além de ser uma forma de fideliza-lo.
5. Adote sistemas de gestão eletrônicos
Eliminar o controle em papel e as planilhas é muito importante para otimizar e melhorar o seu sistema de gestão de recebíveis. Além de ser mais rápido, ele te dá mais segurança, já que com os papéis e até mesmo planilhas em Excel, corre o risco de perda de dados que podem prejudicar o seu controle.
Hoje existem diversos programas de gestão financeira, por onde é possível inserir dados e acompanhá-los de forma prática e rápida, tornando o seu trabalho mais eficiente. Além disso, muitos já entregam dados e análises sobre a saúde financeira do negócio, que pode ajudar a melhorar a sua gestão, investimentos e crescimento da empresa.
6. Faça um planejamento
Por mais que você tenha controle de seus recebíveis, ter um planejamento financeiro bem estruturado poderá te ajudar a conduzir o negócio financeiramente.
É essencial ter nesse planejamento os gastos fixos mensais que você tem, como pagamento de funcionários e reposição de estoque, e também um guia dos investimentos que você poderá fazer, se tudo acontecer da forma que você projetou.
Caso a inadimplência ou os seus gastos sejam mais altos em um mês, você poderá recorrer a esse planejamento para ver o que poderá ser cortado no mês, evitando que o caixa fique no vermelho.
7. Acompanhe os relatórios financeiros
Parece perda de tempo para alguns, que apenas acompanham o saldo final do mês, mas analisar os relatórios financeiros é muito importante para uma boa gestão de recebíveis. Eles podem indicar problemas de recebimentos ou até mesmo gastos excessivos, algo que esteja de errado e deixando o caixa com um saldo negativo.
Além disso, esses relatórios podem te guiar para o estabelecimento de metas alcançáveis, que podem levar o negócio a ser uma referência de mercado. Por isso, sempre acompanhe esses relatórios em suas análises financeiras.
8. Antecipe os seus recebíveis
Uma das práticas que levam muitas empresas a ficar ainda mais no vermelho é pedir empréstimos ou até mesmo recorrer ao cheque especial, que estão sujeitas a altas taxas de juros, acumulando dívidas ainda mais altas.
Uma alternativa para cobrir determinados imprevistos e ainda fazer investimentos é antecipar os seus recebíveis, conseguindo dinheiro mais rápido e a taxas de juros bem mais baixas.
Para isso, é muito importante que você estabeleça um valor, qual será o seu destino, e se a sua antecipação não irá prejudicar a empresa a longo prazo. Além disso, procure fazer isso com uma empresa de fomento comercial que ofereça taxas mais baixas e possua credibilidade no mercado.
9. Peça ajuda a especialistas
Caso você esteja com dificuldade na gestão de recebíveis da empresa, contrate profissionais especializados no assunto. Geralmente empresas que prestam o serviço de adiantamento, também oferecem consultoria que podem te auxiliar nesse processo.
Eles poderão te ajudar a traçar estratégias, a planejar novos investimentos e até mesmo a manter os seus recebíveis em dia, garantindo um fluxo de caixa positivo.
Seguindo esses 9 passos, não temos dúvidas de que você poderá melhorar a gestão de recebíveis em sua empresa e conquistar o seu crescimento. Quer mais dicas de como fazer um controle financeiro eficiente de um negócio? Assine a nossa newsletter para receber conteúdos exclusivos!